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      医院人事档案管理【1】

      [关键词]医院;人事档案;管理分析

      人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案,是全面地历史地考察和了解一个人的依据,是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。

      人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。

      因此,加强人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料,就显得更为重要。

      一、医院人事档案的种类、内容和档案工作的基本原则

      (一)医院人事档案是按医院构成人员划分的

      1.按职业和专业来分,有医生档案、护士档案、管理人员档案、会计档案、工人档案。

      2.按职务级别来分,分为高级人员(指副主任医师以上人员)、中级人员(指主治医师级)、一般人员档案。

      3.按政治面貌分,可分为党员、团员、非党团人员或民主人士档案。

      4.按是否在职,又可分为在职人员、离退休人员和死亡(牺牲)人员档案。

      但无论怎样划分,各种人事档案的内容、规格和整理办法必须统一。

      一个人在同一时期只能有一种人事档案。

      (二)医院人事档案的特性与内容

      为了整理、使用方便,医院人事档案可分为两大类进行管理。

      1.干部档案。

      干部,在医院一般是指已列入中央有关部门确定的干部统计范围的人员,包括医院各种管理干部、医生、护士、会计等。

      也可以说,凡是列入全国干部定期统计对象的人员的人事档案,都应该属于干部档案范围。

      干部档案是机密程度较高的档案,由干部部门集中保管。

      2.工人档案。

      工人在医院中占全体人员的1/5左右,有全民所有制和集体所有制两种。

      工人档案在医院一般和干部档案一起保管,但在大医院也可由人事机构中劳资部门保管。

      3.医院人事档案的内容。

      干部档案根据工作需要和人员管理情况分正本和副本。

      正本是由全面地反映一个人的历史和现实情况的材料构成的一套最完整的人事档案材料。

      一般由原材料组成。

      其内容包括:①履历材料;②自传材料;③鉴定材料;④考核材料;⑤政治历史问题的审查材料及甄别、复查的决定、批复材料。

      二、人事档案的补充、鉴别与整理

      因为人事档案是反映个人历史和现在的整体“图象”,而每个人的情况又都在变化之中,所以必须具备动态性。

      人事档案也需要补充新内容。

      在管理改革中根据中央规定、上级部门的指示,实事求是的对档案鉴别与整理,去掉失去意义及虚假的部分,使每份档案都能较真实地反映该人的情况。

      (一)人事档案的补充

      医院工作人员活动范围小,材料容易收集,所以内容补充一般不困难,但必须建立材料收集的制度定期补充。

      如遇专业技术职务晋升、全院性的奖惩、干部任免时,要收集全所需的材料,对调入的人员,要检查档案的完整性,补充缺乏部分。

      人事档案的补充工作要求及时、准确,严格按照归档需要的数量来收集。

      各种表格要求填写清楚,事实准确,手续齐全。

      补充的鉴定意见要求一分为二、民主评议、组织鉴定要与本人见面对补写自传的要求是:既要反映全貌,又要突出特征;既要补叙过程情节,又要有必要的分析;既要具体详尽,又要力求简明、真实准确。

      归档工作应按制度在党的组织和人事部门的统一审核下进行。

      (二)人事档案材料的鉴别

      鉴别就是按照一定的原则和规定,对收集来的材料进行甄别和价值鉴定,再根据其真伪和价值进行取舍,把具有保存和使用价值的材料归入档案,把那些不应归案的材料剔出销毁或转送有关部门处理。

      这项工作在人事档案工作和人才管理中占有相当重要的地位。

      严格掌握材料鉴别原则:凡是确定归档的材料,要符合有关的规定;凡是确定剔出处理的,要有理由,尤其是对将销毁的材料,更要有充足的理由。

      鉴定时要吃透两头:一头是吃透有关人事档案内容的条文和各种材料处理的政策规定;一头是对材料逐份认真地审阅,弄清材料的内容,然后对照鉴别的有关规定作出正确的判定。

      鉴别的内容有:(1)材料是否是该人员的;(2)材料是否属于人事档案的内容;(3)是否符合材料清理的有关政策规定;(4)材料是否精炼;(5)材料是否完整;(6)手续是否完备。

      (三)人事档案的整理

      所谓整理,就是按照一定的规则和步骤将个人材料系统化、条理化进行加工。

      整理的范围包括:新建档案的整理和因增减材料而进行的重新整理。

      人事档案整理的作用是避免人事档案材料的错乱和失散,有利于使用。

      通过不断整理,使之适应人事档案管理科学化和现代化的要求。

      人事档案整理工作包括鉴别、分类、编排、编制目录、装订,达到内容完整、真实、精炼、实用的目的。

      在归类的基础上,把因材料过多而不便装订和使用的材料分装成若干册。

      根据需要可以复制,如复印、扫描、打印、抄写、摄影,但必须忠实于原件,字迹清楚,手续完备。

      原件不得销毁或丢失。

      三、人事档案的保管和利用

      (一)人事档案的保管

      因为人事档案具有保密性,所以给保管工作提出了较高的要求。

      中央组织部颁发的《干部档案工作条例》中指出:“在管理工作中必须坚决贯彻执行党和国家的保卫、保密制度,严密保管,保证干部档案的绝对安全。

      ”这是人事档案的保管工作必须遵循的。

      人事档案必须在人事、组织等管人的部门集中保留,其保管的范围必须同人员的范围一致。

      任何个人不得私自保存他人的人事档案材料。

      保管中的人事档案,要有科学的编号,以利查找。

      人事档案保管工作,除建立保存制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度外,还要注意人事档案库房是否合乎要求,防止材料变质及其他损失。

      (二)人事档案的利用

      人事档案的调阅工作是一种服务性合作。

      根据有关规定和原则,为人事工作和其他工作提供档案中有关情况和材料。

      中央组织部颁发的《干部档案工作条例》,对查阅和借用干部档案作了原则规定。

      根据规定精神,制定医院人事档案利用范围的原则及各种手续。

      为了便于使用,在档案室旁设立人事档案阅览室,这样,材料不出门,可以防止泄密和丢失,并且便于监督,便于询问。

      参考文献:

      [1]李晓玲.医院人事档案管理[J].人力资源管理,2011(7).

      [2]袁晶.医院人事档案管理[J].临床合理用药杂志,2011(29).

      [3]韦玉匀.浅谈新形势下强化医院人事档案管理的措施[J].黑龙江档案,2011(04).

      医院文书档案管理【2】

      医院文书档案是由医院在领导及行政管理活动中形成的文件转化而成,它记录了医院的发展历程,是医院发展中提供重要依据,也是档案整理工作中的重要内容之一。

      文书档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定等。

      下面重点探讨文书档案分类整理。

      一、案卷级文书档案的整理

      (一)分类

      分类的首要任务是确定其分类方案,所确定的分类方案为:年度一保管期限一问题(机构)。

      确定分类方案后,即可按分类方案进行分类,方法如下

      1、分年度。

      也就是从医院形成的起始年代开始,将各个年度产生的文书档案分开。

      2.分保管期限。

      即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年(2010年以前为永久、长期、短期)。

      3.分问题(机构)。

      依据各单位形成文书的实际状况,将各个保管期限内的文书按问题(或机构),按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。

      (二)组织案卷

      将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。

      文书档案的组卷要注意两点:一是拟写正确的案卷标题。

      文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。

      二是按文件的排列顺序编写卷内目录。

      文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律,如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。

      卷内文件材料排序后,按排列的顺序填写卷内文件目录。

      (三)案卷排列

      永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。

      次年的永久党群档案要注意接着进行排列,其他年度的案卷排列以此类推。

      长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。

      (四)编制案卷目录

      将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。

      编制案卷目录要注意以下几点:按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号;党群文书档案永久案卷目录的编目项目有:案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。

      (五)案卷上架

      将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。

      按文书档案案卷排列顺序上架,也就是按案卷号的顺序上架排列,这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。

      二、文件级文书档案的整理

      2000年12月6日,根据国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求,对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定,将“立卷”归档改革为文件级整理,文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。

      (一)分类

      所采用的分类方案为:年度—机构—保管期限。

      确定分类方案后,就可按分类方案对文件进行分类,具体步骤为:

      1、分年度。

      就是将各个年度的文件分开。

      如该单位成立于1981年,那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。

      2、分机构。

      依据医院文书的实际状况,将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。

      3、分保管期限。

      将各个机构的文件,依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型;这样,该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。

      (二)排序与编号

      将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后,即可对三个保管期限内的文件进行排列,排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起,时间、重要程度等作为参考因素”。

      (三)编目

      将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。

      文书档案文件目录的编目项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

      (四)装盒

      装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。

      装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

      归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

      装盒时应注意以下问题:

      档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称,下加双横线。

      卷脊设置各项检索项,包括:全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。

      备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

      备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。

      (五)上架

      文书档案编目装盒后,将档案盒分保管期限按盒号顺序上架即可完成档案的整理工作。

      文件级文书档案的整理方法较多,不同的档案管理部门应根据本单位的大小和形成档案数量的多少等实际情况确定文书档案的分类整理方法对文书档案进行科学管理。

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